1. Verifieer de claim
Eerst moet u de claim van schimmel verifiëren. Vraag de klant beleefd om foto’s te verstrekken of laat u de matras inspecteren. Schimmel is meestal herkenbaar aan visuele inspectie en een muffe geur. Het is belangrijk om na te gaan of de schimmel aanwezig was op het moment van aankoop of later is ontwikkeld vanwege omgevingsfactoren zoals vochtigheid.
2. Bekijk uw retour- en restitutiebeleid
Bekijk vervolgens het retour- en restitutiebeleid van uw winkel. Wat staat er in uw beleid over retourzendingen als gevolg van defecten zoals schimmel? Als u uw eigen beleid begrijpt, kunt u deze situatie juridisch en efficiënt aanpakken.
3. Overweeg de mogelijkheid van een fabricagefout
Als uit uw onderzoek blijkt dat de matras schimmel had op het moment van aankoop, overweeg dan de mogelijkheid van een fabricagefout. Neem in dit geval contact op met uw leverancier of fabrikant om het probleem te melden en eventueel een vergoeding of een vervanging te claimen, die u vervolgens kunt doorgeven aan uw klant.
Lees meer op de volgende pagina4. Communiceer open met je klant
Communiceer open en eerlijk met je klant. Leg uit welke stappen u onderneemt om het probleem te onderzoeken en houd hen op de hoogte van de voortgang. Effectieve communicatie kan misverstanden voorkomen en de zorgen van klanten wegnemen.
5. Los de situatie
op Op basis van uw bevindingen, los de situatie op. Als de schimmel aanwezig was op het moment van aankoop en uw polis dergelijke defecten dekt, moet u een terugbetaling of vervanging aanbieden. Als de schimmel is ontstaan als gevolg van verkeerd gebruik door de klant of omgevingsomstandigheden, leg dit dan voorzichtig uit en stel manieren voor om soortgelijke problemen in de toekomst te voorkomen.
